Persondata- og
Cookiepolitik

1. Introduktion

1.1 Denne Persondata- og Cookiepolitik er udarbejdet af Heimstaden Danmark A/S, Sankt Petri Passage 5, 3. th., 1165 København K (“Heimstaden”). Heimstaden tager som dataansvarlig forpligtelsen til at behandle personoplysninger på en ordnet og sikker måde alvorlig.

1.3 Denne Persondata- og Cookiepolitik er inddelt i følgende afsnit:

• Databeskyttelse
• Behandling af personoplysninger
  • Besøgende på Hjemmesiden / Kunde- og supportforum
  • Besøgende på sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn og Youtube)
  • Reservation af lejemål / Lejere
  • Jobansøgere
  • Videregivelse og Dataoverførsel
  • Dine rettigheder
• Cookies

2. Databeskyttelse

2.1 Overholdelse af politik og procedurer

Det er vigtigt for Heimstaden, at personoplysninger behandles i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Heimstaden forpligter sig til at overholde denne Persondata- og Cookiepolitik, og til at overholde eventuelle yderligere procedurer implementeret af Heimstaden.

2.2 Personoplysninger

Udtrykket personoplysninger dækker alle oplysninger vedrørende en identificeret eller identificerbar fysisk person (”datasubjekt”). Sådanne oplysninger kan være oplysninger om navn, kontaktoplysninger, lønoplysninger mv.

2.3 Generelle principper

For at sikre, at den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning overholdes, vil Heimstaden overholde følgende generelle principper i relation til behandlingen af personoplysninger:

a. Lovlighed og rimelighed
Heimstaden sikrer, at personoplysninger bliver behandlet lovligt og rimeligt henset til den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Heimstaden respekterer og anerkender den registreredes rettigheder og sikrer, at behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse hermed.

b. Formålsbegrænsning
Personoplysninger bliver kun indsamlet til specifikke, udtrykkelige og legitime formål. Endvidere vil de indsamlede personoplysninger udelukkende blive anvendt til de formål, til hvilke oplysningerne oprindeligt blev indsamlet.

c. Gennemsigtighed
Ved indsamling af personoplysninger fra den registrerede eller via tredjeparter, vil det blive sikret, at den registrerede bliver oplyst herom i overensstemmelse med gældende ret. Desuden er den registrerede altid berettiget til at søge oplysning om, hvilke personoplysninger Heimstaden behandler om det pågældende datasubjekt.

d. Dataminimering
Alle personoplysninger skal være tilstrækkelige og relevante. Mængden af personoplysninger begrænses til, hvad der er nødvendigt henset til formålet med behandlingen.

e. Korrekthed
Alle behandlede personoplysninger skal være korrekte og, hvor dette er nødvendigt, holdes ajourførte.

f. Opbevaringsbegrænsninger og sletning
Personoplysninger vil kun blive behandlet i en form, der tillader identifikation af registrerede i en periode, der ikke er længere end nødvendigt i forhold til de formål, hvortil personoplysningerne indsamles og behandles. Heimstaden har etableret slette- og opbevaringsprocedurer for at sikre, at personoplysninger slettes korrekt.

g. Fortrolighed
Alle personoplysninger, som behandles, betragtes som fortrolige oplysninger, medmindre Heimstaden har fået tilladelse og/eller er retlig forpligtet til at offentliggøre og/eller videregive oplysninger. Heimstaden sikrer, at Heimstadens medarbejdere er opmærksomme på personoplysningernes fortrolige karakter, ved løbende at uddanne medarbejderne i, hvordan personoplysningerne bør behandles.

2.4 Sikkerhedsstandarder

Heimstaden har iværksat tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre beskyttelse af indsamlede personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig destruktion, tab eller ændring og mod uautoriseret offentliggørelse, misbrug eller anden behandling i strid med gældende ret. Heimstaden foretager jævnlige kontroller for at sikre, at behandlingen af personoplysninger altid sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

2.5 Brug af databehandlere

Heimstaden har fastsat høje standarder for leverandørers behandling af personoplysninger. Heimstaden sikrer, at alle nødvendige databehandleraftaler foreligger med de leverandører, der behandler personoplysninger på Heimstadens vegne.

3. Behandling af personoplysninger

3.1 Besøgende på Hjemmesiden / Kunde- og supportforum

3.1.1 Denne hjemmeside udbydes og ejes af Heimstaden.

3.1.2 Som en naturlig del af at levere hjemmesiden vil Heimstaden, som dataansvarlig, indhente og behandle visse personoplysninger om dig som bruger. Heimstaden vil via hjemmesiden/kunde- og supportforum indsamle og behandle følgende personoplysninger:

1. 1. Navn
   2. Adresse
   3. E-mailadresse
   4. Brugernavn og adgangskode
   5. Information indeholdt i ansøgninger og andre dokumenter, der uploades på hjemmesiden i forbindelse med ansøgningsprocessen
   6. Øvrige personoplysninger, som du angiver i dit indlæg eller kommentar på kundeforum
   7. IP-adresse
   8. Oplysninger om din browser samt din færden og adfærd på hjemmesiden
   9. Cookie ID

3.1.3 Personoplysningerne behandles med henblik på (i) fremsendelse af nyhedsbreve eller anden relevant information, når du specifikt anmoder om dette, (ii) besvarelse af dine indlæg på kundeforum, (iii) til at generere statistik over brugen af vores hjemmeside, (iv) markedsføring af vores ydelser eller tilbud. Nogle oplysninger indsamles ved hjælp af cookies, se afsnit 4 nedenfor. Oplysninger indsamlet gennem cookies vil alene blive indsamlet til ovenstående formål i det omfang, du har givet dit samtykke hertil.

3.1.4 Ved at poste dit indlæg på kundeforum gives samtidig samtykke til:

• at navnet, som du angiver, publiceres offentligt sammen med dit indlæg og således kan læses af andre brugere
• at Heimstaden har ret til at kontakte dig via den oplyste e-mailadresse

3.1.5 Heimstadens indsamling og behandling af personoplysninger om dig sker på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:

• Heimstadens legitime interesse. Det vurderes, at Heimstadens interesse i at behandle personoplysningerne overstiger din interesse. Heimstadens legitime interesse består i, at personoplysningerne behandles til de anførte formål.
• Dit samtykke. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at sende en skriftlig meddelelse herom til Heimstaden per e-mail til gdpr@heimstaden.dk.

3.1.6 Alle dine personoplysninger vil blive behandlet fortroligt og vil kun blive anvendt til ovenstående formål.

3.1.7 Dine personoplysninger vil blive opbevaret hos Heimstaden eller tredjeparts hostingudbyder, og kan tilgås af Heimstaden-koncernen, og i det omfang det er nødvendigt.

3.1.8 Heimstaden vil ikke opbevare dine personoplysninger i længere tid end nødvendigt til opfyldelse af ovenstående formål. Medmindre Heimstaden er pålagt efter relevant lovgivning at opbevare dine personoplysninger i en længere periode, vil Heimstaden opbevare dine personoplysninger som følger: Heimstaden vil opbevare personoplysninger indsamlet til brug for [(i) udsendelse af nyhedsbreve eller anden relevant information, indtil du framelder dig modtagelse heraf (ii) oplysninger indsamlet i forbindelse med registrering som lejer indtil 3 år efter lejeperiodens ophør. De oplysninger, der gemmes i cookies slettes efter de perioder, der fremgår nedenfor i afsnit 4.

3.1.9 For publiceret indhold på Heimstadens kundeforum gælder følgende retningslinjer:

• Du må ikke angive personoplysninger om andre personer i dit indlæg eller kommentar i Heimstadens kundeforum, eksempelvis navn, e-mail m.v. Indlæg og kommentarer, der indeholder personoplysninger om andre personer bliver fjernet og vil ikke være offentligt tilgængeligt på Heimstadens kundeforum.
• Individer, som ønsker at slette eller anmelde upassende indhold, kan gøre dette via rapporteringsfunktionen i tilknytning til et indlæg eller en kommentar.
• Heimstaden fjerner altid upassende indhold. Dette omfatter f.eks. racistiske indlæg, had mod etniske grupper, pornografi, trusler eller krænkende/nedladende kommentarer om mennesker, opfordring til vold eller kriminel adfærd samt reklame, der udtrykkeligt omtaler produkter og virksomheder og indlæg, der klart overtræder ophavsretten. Heimstaden opfordrer forummets brugere til at undgå unødigt aggressivt sprogbrug i form af bandeord, da dette ofte opfattes som stødende.
• Heimstaden sletter i visse tilfælde indlæg, såfremt disse er åbenlyst irrelevante for kundeforummet eller konteksten, de postes i.

3.2 Besøgende på sociale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn og Youtube)

3.2.1 Som bruger af sociale medier er vores hjemmeside underlagt de respektive sociale mediers persondatapolitik. Heimstaden indsamler således ikke selv yderligere persondata om dig på disse medier, end det udbyderen gør.

3.3 Reservation af lejemål / Lejere

3.3.1 I forbindelse med reservation samt efterfølgende leje af lejemål via Heimstaden vil de oplysninger, som du afgiver til Heimstaden, blive registreret og behandlet af Heimstaden.

3.3.2 De oplysninger, der behandles, er alle de oplysninger, du afgiver til Heimstaden, herunder oplysninger om navn, adresse, e-mail, telefonnummer, CPR-nummer, nationalitet, bankkonto samt lejeperiodens start og varighed. Heimstaden vil desuden registrere evt. modtagne klager og henvendelser fra dig i lejeperioden. Heimstaden vil som led i behandlingen af din reservation af lejemål benytte dit CPR-nummer til brug for validering af økonomisk soliditet og kreditværdighed hos kreditoplysningsbureauer. Når lejeforholdet er etableret videregives dit CPR-nummer til forsyningsselskaber, som leverer til dit lejemål, samt E-boks og NemKonto i det omfang, der er givet samtykke hertil. Indsamlingen af oplysningerne vil som udgangspunkt ske til det formål at opfylde lejekontrakten og opfyldelse af lovkrav.

3.3.3 Formålet med behandlingen af dine personoplysninger, herunder CPR-nummer, er at vurdere din ansøgning til lejemålet, sikre en entydig identifikation af dig og sikre lejeforholdets beståen, herunder opkrævning af husleje mv. fra Heimstaden samt udsendelse af tilfredshedsmålinger. Heimstaden vil som angivet ovenfor også videregive dit CPR-nummer til forsyningsselskaber for at sikre, at de kan fakturere dit forbrug direkte til dig.

3.3.4 De personoplysninger, som du afgiver til Heimstaden, vil som minimum blive opbevaret i 3 år efter fraflytning af den lejede bolig, medmindre Heimstaden er pålagt efter relevant lovgivning at opbevare dine personoplysninger i en længere periode. Dog vil oplysninger om din økonomiske soliditet og kreditværdighed indsamlet hos kreditoplysningsbureauer blive slettet umiddelbart efter enten indgåelse af lejekontrakten eller efter afslag på indgåelse af lejekontrakt, medmindre Heimstaden er berettiget til eller pålagt efter relevant lovgivning at opbevare dine personoplysninger i en længere periode.

3.4 Jobansøgere

3.4.1 I forbindelse med ansøgning om job hos Heimstaden vil de oplysninger, som du afgiver til Heimstaden, blive registreret og behandlet af Heimstaden.

3.4.2 De oplysninger, der behandles, er alle de oplysninger, du afgiver til Heimstaden, herunder oplysninger om navn, adresse, e-mail, telefonnummer, CV og referencer.

3.4.3 Heimstaden indsamler og behandler dine personoplysninger på baggrund af Heimstadens legitime interesse i at gennemføre en rekrutteringsproces. I den forbindelse er det Heimstadens vurdering, at Heimstadens legitime interesse ved behandling af personoplysninger går forud for dine interesser.

3.4.4 De personoplysninger, som du afgiver til Heimstaden, vil blive opbevaret indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet og så længe det vurderes, at ansøgningen er relevant for Heimstaden – dog aldrig længere end 6 måneder, med mindre Heimstaden er pålagt efter relevant lovgivning at opbevare dine personoplysninger i en længere periode.

3.5 Videregivelse og Dataoverførsel

3.5.1 Heimstaden anvender tredjepartsleverandører af IT-ydelser, som vil have adgang til og behandle dine personoplysninger på vegne af Heimstaden. Derudover kan dine oplysninger blive delt med samarbejdspartnere og offentlige myndigheder.

3.5.2 Såfremt en tredjepartsudbyder behandler dine personoplysninger uden for EU/EØS, vil dette enten ske på baggrund af EU-U.S. Privacy Shield eller Kommissionens standardbestemmelser. Du kan anmode om en kopi af aftalen, der regulerer overførslen af personoplysninger ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

3.6 Dine rettigheder

3.6.1 Du har i henhold til de persondataretlige regler følgende rettigheder:

Ret til indsigt. Du kan få yderligere oplysninger om de personoplysninger, som Heimstaden opbevarer og behandler om dig ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

Ret til at gøre indsigelse. Du kan altid gøre indsigelse mod Heimstadens behandling af dine personoplysninger ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

Ret til at få rettet data. Du kan altid anmode om at få rettet dine personoplysninger ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

Ret til at få slettet data. Du kan altid anmode om at få slettet dine personoplysninger ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

Ret til at begrænse behandlingen. Du kan altid anmode om, at Heimstaden begrænser behandlingen af dine personoplysninger mens en konkret anmodning behandles ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

Ret til dataportabilitet. Du kan altid anmode om en kopi af dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format ved at skrive til gdpr@heimstaden.dk eller per brev til Heimstaden (se adresseoplysninger ovenfor).

Klagemulighed. Hvis du ønsker at klage over Heimstadens behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Datatilsynet.

4. Cookies

4.1 Cookies er små tekstfiler, der lagres på brugerens computer eller andet IT-udstyr, når en hjemmeside besøges. Cookies anvendes i dag af næsten alle hjemmesider, og disse små filer gør det muligt at indsamle information om, hvilke sider og funktioner brugeren besøger og anvender.

4.2 Nedenfor følger en liste over forskellige kategorier af cookies:

• Nødvendige cookies hjælper med at gøre en hjemmeside brugbar ved at aktivere grundlæggende funktioner såsom side-navigation og adgang til sikre områder af hjemmesiden. Hjemmesiden kan ikke fungere ordentligt uden disse cookies.
• Præference-cookies gør det muligt for en hjemmeside at huske oplysninger, der ændrer den måde hjemmesiden ser ud eller opfører sig på. F.eks. dit foretrukne sprog, eller den region, du befinder dig i.
• Statistiske cookies hjælper webstedsejere med at forstå, hvordan de besøgende interagerer med hjemmesider ved at indsamle og rapportere oplysninger anonymt.
• Marketing-cookies bruges til at spore besøgende på tværs af websites. Hensigten er at vise annoncer, der er relevante og engagerende for den enkelte bruger, og dermed mere værdifulde for udgivere og tredjeparts annoncører.
• Uklassificerede cookies er cookies, som vi er i færd med at klassificere sammen med udbyderne af de enkelte cookies.

Nedenfor følger en liste over de cookies, der bruges på Hjemmesiden, og som sættes af Heimstaden og/eller tredjeparter til de angivne formål i det omfang, du har givet samtykke hertil: